Behandling af persondata ved admininstration af venteliste

Som opnoteret på vores venteliste behandler FællesBo en række oplysninger om dig elektronisk. Som dataansvarlig er vi forpligtet til at orientere dig om, hvilke oplysninger om dig vi indhenter, registrerer eller i øvrigt behandler, og hvad formålet med behandlingen er mv. Dette kan du læse om i det følgende.

FællesBo har indgået et samarbejde med Boligselskabet Bomidtvest og Boligselskabet Fruehøjgaard om en fælles venteliste – www.lejehuset.dk. Du kan under punkt "Information om dine rettigheder mv." få uddybet hvilke oplysninger og med hvilke formål, vi behandler oplysningerne med.


Formål

Når du opnoterer dig på vores venteliste, bliver du bedt om at opgive en række personoplysninger. Oplysningerne er nødvendige for, at vi kan registrere dig som boligsøgende, kontakte dig med boligtilbud og informere dig om nyheder relateret til din boligsøgning.

Vi skal endvidere bruge oplysningerne, når vi skal kontakte dig om betaling af gebyr, således at du kan bevare din plads på ventelisten.

De oplysninger, du giver os, bliver kun brugt i forbindelse med vores administration af ventelisten samt den eventuelle senere udlejning af bolig til dig.


Personoplysninger og behandlingsgrundlag

Som led i opnoteringen på ventelisten behandler vi følgende oplysninger om dig: Navn, adresse, fødselsdato, e-mailadresse, tildelt ansøgernummer, telefonnummer, oplysninger om ægtefælle/samlever i relevant omfang, antallet af børn i relevant omfang samt oplysninger om ønsker til den bolig, du søger, herunder om du har særlige behov eller ønsker.

Retsgrundlaget for behandlingen af ovennævnte personoplysninger er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, ifølge hvilken vi kan behandle dine personoplysninger, hvis det er nødvendigt af hensyn til en legitim interesse, og dine interesser ikke går forud herfor. Vores legitime interesser er, at vi skal kunne identificere dig og dine boligpreferencer, således at vi kan tilbyde dig en passende bolig samt kontakte dig om nyheder relateret til din boligsøgning.

Vi behandler endvidere oplysninger om betaling af ventelistegebyr, herunder om bankkonto, betalingskort, girokort eller kontantbetaling. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, idet oplysningerne er nødvendige for at kunne opfylde den aftale om betaling af ventelistegebyr, vi har indgået med dig.

Derudover kan vi behandle oplysninger om dine eventuelle særlige behov med henblik på at afklare, om du lever op til de kriterier, som i visse sammenhænge kan give dig fortrinsret på vores venteliste. Vi kan behandler disse oplysninger, hvis det er nødvendigt for, at vi kan overholde en forpligtelse, som fastsat i anden lovgivning mv. eller forfølge en legitim interesse, der udspringer af anden lovgivning mv., jf. databeskyttelseslovens § 7, stk. 2. Sådan lovgivning er bl.a. bestemmelserne i LAB § 60. Udlejningsaftaler.

Vi beder om samtykke til at behandle dit CPR nummer for at kunne verificerer dig. Vi benytter ligeledes dit CPR nummer til tilmelding til NETS (gebyr til lejehuset.dk) via Nemkonto og e-Boks.


Kategorier af modtagere

De oplysninger, vi behandler om dig, opbevares bl.a. af vores eksterne samarbejdspartnere, der behandler personoplysninger på vores vegne. Dette drejer sig bl.a. om administration af vores venteliste, der ud over FællesBo udgør boligorganistaionerne:  Bomidtvest og Fruehøjgaard samt vores it-backup der er outsourcet til en databehandler (BDK, Havneholmen, København).


Sletning

Hvis du ikke har betalt gebyr for en ny periode, og hvis du ikke reagerer på påmindelse herom, slettes dine oplysninger fra ventelisten 5 år efter den periode, som du har betalt gebyr for. Ansøgninger til studieboliger slettes ligeledes 5 år efter den periode, hvor ansøgningen elektronisk er fornyet.

Du kan til enhver tid anmode om at blive slettet fra ventelisten, jf. pkt. 6 nedenfor.


Information om dine rettigheder mv.

Du har efter databeskyttelseslovgivningen nogle rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger.

Du har i den forbindelse ret til at:

  • anmode om at få indsigt i, hvilke oplysninger om dig, vi har indsamlet og brugt i vores behandling af din ansøgning (se databeskyttelsesforordningens artikel 15)
  • anmode om, at vi berigtiger de personoplysninger, vi behandler om dig (se databeskyttelsesforordningens artikel 16)
  • anmode om, at vi sletter de personoplysninger, vi behandler om dig (se databeskyttelsesforordningens artikel 17)
  • anmode om, at vi begrænser vores behandling af dine personoplysninger (se databeskyttelsesforordningens artikel 18)
  • anmode om dataportabilitet i det omfang, dette måtte blive aktuelt (se databeskyttelsesforordningens artikel 20)
  • gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger (se databeskyttelsesforordningens artikel 21)

Dine personoplysninger vil blive behandlet med den fornødne sikkerhed og fortrolighed i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 32, og oplysningerne vil alene være tilgængelige for et begrænset antal medarbejdere, for hvem adgangen til personoplysningerne er nødvendig og relevant.


Om www.lejehuset.dk's opsamling og behandling af personoplysninger

Som bruger på lejehuset.dk oplyser man fuldt navn, cpr. nr., adresse, mailadresse, mobilnummer/fastnetnummer, evt. ægtefælle/samlever og antal hjemmeboende børn under 23 år. Afgives oplysningerne ikke, vil man ikke kunne være tilmeldt ventelisten, da oplysningerne er nødvendige for, at ventelisten kan administreres korrekt.

De afgivne oplysninger indsamles af lejehuset.dk og videregives mellem boligorganisationerne FællesBo, Boligselskabet Fruehøjgaard og Bomidtvest, med henblik på, at man får besked, når der er en ledig bolig hos et af disse 3 boligorganisationer.

Oplysningerne der skal afgives er nødvendige for, at lejehuset.dk entydigt kan identificere og kontakte brugeren med boligtilbud, samt for at lejehuset.dk kan vurdere, hvilken type (herunder bl.a. størrelse) bolig man er berettiget til.

Lejehuset.dk’s grundlag for at behandle oplysningerne er, at behandlingen er nødvendig for, at lejehuset.dk kan administrere ventelisten korrekt mellem brugerne (persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 og persondatalovens § 11, stk. 2, nr. 3 /persondataforordningens artikel 6, 1., b.).  

Oplysningerne lagres af lejehuset.dk op til 5 år efter ansøgerens anciennitet er slettet. Er der uafklaret gæld, vil ansøgningen fortsat blive lagret af lejehuset.dk.

Lejehuset.dk har implementeret sikkerhedsforanstaltninger til sikring af, at brugernes data ikke kommer i andres hænder. Lejehuset.dk bestræber sig på at beskytte kvaliteten og integriteten af brugernes personlige oplysninger.

Personoplysninger beskyttes af password og er ikke tilgængelige fra internettet.

Elektronisk kommunikation fra lejehuset.dk til brugeren, der måtte indeholde brugerens cpr. nr., vil altid blive sendt via en krypteret forbindelse.

Du har som bruger på lejehuset.dk som udgangspunkt ret til på begæring at få indsigt i, hvad lejehuset.dk har registreret af oplysninger om dig jfr. nærmere persondatalovens § 31 /persondataforordningens artikel 15.

Du har ret til på begæring at blive slettet fra ventelisten, der administreres af lejehuset.dk og samtidig i den forbindelse få slettet de oplysninger om dig, der i forbindelse med lejehuset.dk er registreret hos de tre boligorganisationer FællesBo, Boligselskabet Fruehøjgaard og Bomidtvest.

Du har ret til på begæring at få berigtiget eventuelle urigtige oplysninger om dig registreret hos lejehuset.dk og hos FællesBo, Boligselskabet Fruehøjgaard og Bomidtvest, jfr. nærmere persondatalovens § 37 /persondataforordningens artikel 16.

Du har ret til på begæring at kræve behandlingen af oplysninger vedr. din person begrænset i visse situationer, jfr. nærmere persondataforordningens artikel 18.

Du har ret til at modtage/få overført stamoplysninger lejehuset.dk har registreret om dig, til 3. mand, jfr. reglerne om dataportabilitet i persondataforordningens artikel 20.

Du har ret til at klage til Datatilsynet over lejehuset.dk’s behandling af personoplysninger vedrørende dig, hvis du mener, at lejehuset.dk behandler oplysningerne i strid med lovgivningen.

Kontaktoplysninger

I det omfang du har spørgsmål til ovenstående eller dine rettigheder i henhold til databeskyttelseslovgivningen, har du altid mulighed for at kontakte os på telefon 9626 5858 eller mail: post@faellesbo.dk

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.