Behandling af persondata om beboere

Hos FællesBo vil vi løbende behandle forskellige personoplysninger om dig. Vi er derfor forpligtede til at orientere dig om, hvilke oplysninger om dig vi indhenter, registrerer, videregiver eller i øvrigt behandler.

Formålet med behandlingen af dine oplysninger er overordnet set administration af dit lejeforhold i henhold til de gældende regler herfor.


Dataansvar

FællesBo er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles af os i forbindelse med lejeforholdet, og FællesBo har således i henhold til persondataloven ansvaret for, at dine personoplysninger behandles lovligt.

Du kan til enhver tid rette henvendelse til FællesBo, hvis du har spørgemål til vores behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i henhold til persondataloven. Du skal i så fald rette henvendelse til: HR medarbejder – kontaktes via post@faellesbo.dk

FællesBo har en særlig databeskyttelsesgruppe, der har det daglige ansvar for vores behandling af persondata. Databeskyttelsesgruppen har følgende kontaktoplysninger: post@faellesbo.dk mrk. henvendelsen med databeskyttelsesforordningen. Du skal rette henvendelse, hvis du har spørgemål til vores behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i henhold til persondataloven.

Hvis du ønsker at klage over FællesBos behandling af personoplysninger, kan du rette henvendelse til Datatilsynet.


Behandling af persondata relateret til udlejning mv.

Når du lejer en bolig, opretter vi en sag i vores it-system. Her registrerer vi en række forskellige personoplysninger, der som udgangspunkt stammer fra dig selv.

Vi registrerer bl.a. identifikationsoplysninger, herunder dit navn, adresse, privat-telefonnummer, mobiltelefonnummer og e-mail. Der registreres desuden medlemsnummer/opskrivningsnummer samt oplysninger om husstandens størrelse og sammensætning, herunder antal hjemmeboende børn og eventuelle værgeforhold mv.

Herudover registreres oplysninger om, hvorvidt boligen er blevet anvist af kommunen, om der modtages økonomisk støtte til lejen fra kommunen, eller om du har et kommunalt beboerindskudslån.

Hvis du bor i en almen ungdomsbolig, hvor lejeforholdet er betinget af, at du er under uddannelse, indhenter og behandler vi også oplysning om din uddannelsesmæssige status.


Personnummer

Herudover beder vi om samtykke til at behandle dit personnummer (CPR-nummer). Dette sker, da vi har behov for at kunne identificere dig, dels grundet det løbende mellemværende mellem os, dels af praktiske og administrative hensyn. Dit personnummer vil også kunne blive brugt i forbindelse med tilmelding til forbrugsværker, overførsel via NemKonto og til brug ved digital signatur.


Økonomiske forhold

Der er en række situationer, hvor vi som boligorganisation må behandle oplysninger om dine økonomiske forhold. Dette kan fx være oplysning om, at du har fået støtte til betaling af beboerindskud, at du er i restance med leje eller anden pligtig pengeydelse eller om forfalden gæld til boligorganisationen.


Oplysninger om sygdom og funktionsnedsættelser mv.

Det kan også være nødvendigt, at vi behandler oplysninger om, at du har særlige behov, herunder en funktionsnedsættelse, der gør det påkrævet at boligen er indrettet særligt hertil. Sådanne oplysninger kan behandles med henblik på at afklare, om du lever op til de kriterier, der i visse tilfælde giver dig fortrinsret til en bolig eller berettiger den boligsøgende til en bolig med særlig indretning.

Derudover kan det være sagligt, at vi behandler oplysning om, at du er syg, hvis du ønsker at indgår en aftale om fremleje pga. midlertidigt fravær fra boligen i forbindelse med din sygdom.


Strafbare forhold

Ifølge lovgivningen har vi som boligorganisation mulighed for at modtage oplysninger om strafbare forhold, som en beboer har begået inden for eller medvirkning i det boligområde, som den pågældende bor i, eller mod en ansat i boligorganisationen. Politiet må videregive sådanne oplysninger, når dette er nødvendigt som led i en tryghedsskabende indsats.

Sådanne oplysninger kan endvidere behandles, hvis lejeaftalen hæves, jf. nedenstående punkt "Oplysninger om opsigelse og baggrunden mv."


Vores behandling af oplysningerne

Oplysningerne i systemet kan vi eventuelt sammenkøre med oplysninger om andre beboere, fx for at lave forskellige former for statistikker og opgørelser.
 
Nogle af oplysningerne indarbejder vi i din lejekontrakt. Kontrakten opbevares på din sag hos os, og du får udleveret en kopi. Vi gemmer også oplysningerne elektronisk i vores it-system.

Vores håndtering af dine personoplysninger til brug for administration af dit bolig- og lejeforhold foregår adskilt fra alle andre sager, og kun medarbejdere, der er autoriseret hertil, har adgang til de relevante personoplysninger.

For alle de nævnte personoplysninger gælder, at de behandles i overensstemmelse med de retningslinjer og rammer, persondataloven sætter herfor.


Behandling af persondata i en anden sammenhæng

Husordensklager

Vi er som boligorganisation forpligtet til at behandle klager fra lejere og i fornødent omfang agere over for de lejere, der bl.a. tilsidesætter god skik og orden. I forbindelse med vores håndtering af klagesager behandler vi en række personoplysninger elektronisk.

Der henvises til vores retningslinjer for behandling af personoplysninger i forbindelse med husordensklager, der er tilgængelig på www.faellesbo.dk og ”Min Side” på www.faellesbo.dk.


Vaskeri

I de fleste afdelinger udleveres en nøglebrik/vaskekort til tidsreservationer og adgang til vaskeri. Nøglebrikken/vaskekortet indeholder dine personoplysninger i form af navn og lejemålsnummer. Det er kun relevant personale der er autoriseret til at tilgå disse oplysninger.


Vand, varme, el

Der hvor FællesBo udarbejder forbrugsregnskaber for dit lejemål, vil vi registrere dit forbrug. I visse tilfælde opbevares oplysningerne af et eksternt firma. Det vil kun være oplysninger om forbruget, og det eksterne firma vil have forpligtet sig til at overholde reglerne for behandling af personoplysninger.
 
Hvis du har givet os fuldmagt til at tilmelde husstanden til det relevante elselskab, vil vi endvidere behandle oplysninger til brug for tilmeldingen, herunder det el-produkt som husstanden benytter.


Dørkort/nøglelogin

Visse afdelinger har dørkort/nøglebrik, som aktiverer de elektroniske dørlåse. Låsene er koblet til et alarmsystem. Dit dørkort har et nummer, som bliver registreret i en elektronisk log, når du åbner en dør med elektronisk lås. Loggen viser, hvornår dit kort er blevet brugt og hvor.

Logoplysningerne kan potentielt benyttes til at spore, hvilke døre nøglekortet har været brugt til at åbne samt tidspunktet herfor. Vi bruger kun oplysninger i helt særlige tilfælde, fx i tilfælde af indbrud. Den elektroniske log overskrives med jævne mellemrum og er altså ikke bestandig.


Tv-overvågning

I enkelte afdelinger foretager vi tv-overvågning med henblik på at forebygge og opklare kriminalitet, og det er markeret med skiltning de steder, hvor kameraerne er placeret. Der henvises til vores retningslinjer for behandling af personoplysninger forbindelse med tv-overvågning, der er tilgængelige på www.faellesbo.dk og ”Min Side” på www.faellesbo.dk.


Tv-kanaler

Hvis der i din afdeling er en kollektiv aftale om valg af tv pakke, vil dit valg blive registreret, og oplysningerne vil blive videregivet til den tv-udbyder, aftalen er indgået med. Udbyderen vil have forpligtet sig til at overholde reglerne for behandling af personoplysninger.


Parkering

Hvis der i din afdeling er udleveret p-kort, kan der ske behandling af persondata i forbindelse med leje af parkeringsplads. Oplysningerne bruges til at sikre, at det er dig, der får adgang til parkering.


Venteliste

Hvis du er opnoteret på FællesBos venteliste (www.lejehuset.dk), behandler vi også i den forbindelse en række oplysninger om dig. Der henvises til vores beskrivelse om behandling af personoplysninger i forbindelse med administration af venteliste, der er tilgængelig på www.lejehuset.dk under generelle vilkår.

 

Opbevaring af persondata

Oplysningerne om dig opbevares hos FællesBo på vores adresse: Nygade 20, 7400 Herning, CVR-nr. 26360501.

Oplysningerne om dig er ligeledes hos vores databehandlere i forbindelse med drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver: Backup, hosting af hjemmeside mv.
Opbevaring af oplysningerne hos eksterne samarbejdspartnere (vores databehandlere) er undergivet de danske databeskyttelsesregler i persondataloven, og der er indgået databehandleraftaler med databehandlerne, der skal sikre, at dine oplysninger bl.a. ikke kommer uvedkommende i hænde.

Dine personoplysninger kan også overlades til vores advokater eller andre til brug for løsning af en konkret opgave. Det kan fx være, hvis FællesBo har brug for juridisk bistand i en sag, hvor du er involveret, og hvor de relevante personoplysninger derfor skal bruges af vores advokat.


Overførsel til tredjelande

Visse af dine data vil blive overført til lande beliggende uden for EU/EØS. Dette skyldes, at nogle af vores databehandlere er beliggende uden for EU/EØS.

Overførsel af dine personoplysninger til lande uden for EU/EØS sker på baggrund af EU’s standardkontrakter om overførsel af personoplysninger til tredjelande, der derved garanterer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau.


Videregivelse mv.

Vi behandler alle oplysninger fortroligt og videregiver dem ikke til tredjemand, medmindre vi efter lovgivningen har hjemmel hertil. Nedenfor omtales en række situationer, hvor der vil kunne ske videregivelse (uden at dette er en udtømmende oplistning).

Optagelser fra tv-overvågning, der er sket med henblik på at forebygge og opklare kriminalitet, kan videregives til politiet. Der henvises i den forbindelse til afsnittet omkring tv-overvågning.

Endvidere kan der ske videregivelse i sager om husordensklager. Oplysninger fra klagesager kan i den forbindelse tilgå beboerklagenævnet, ligesom oplysningerne kan tilgå boligretten, der bl.a. kan tage stilling til, om opsigelsen af et lejemål er berettiget. Der henvises i den forbindelse til vores politik for behandling af husordensklager, der er tilgængelig på www.faellesbo.dk og ”Min Side” på www.faellesbo.dk.

Derudover giver lovgivningen mulighed for, at der kan ske videregivelse af personoplysninger mellem boligorganisationer, i tilfælde af at boligorganisationen har opsagt eller ophævet et lejemål beliggende i en bestemt afdeling, når videregivelsen er nødvendig for at styrke den tryghedsskabende indsats i et boligområde.

I visse tilfælde er boligorganisationen derudover forpligtet til at videregive personoplysninger til kommunen. Dette gælder fx hvis en beboer, der har fået anvist sin bolig af kommunalbestyrelsen, inden for det første år af lejeforholdet er i restance med betalingen, og boligorganisationen derefter sender påkrav til lejeren. Kommunalbestyrelsen skal i sådanne situationer tillige underrettes om påkravet. Derudover skal boligorganisationen fx give kommunen skriftlig underretning, hvis boligorganisationen anmoder fogedretten om beboerens udsættelse af den lejede bolig grundet betalingsmisligholdelse, således at de sociale myndigheder kan bistå lejeren.

Vi offentliggør ikke oplysninger om vores lejere eller andre beboere. Det kan dog ske, at vi offentliggør harmløse situationsbilleder, der tages i forbindelse med arrangementer, som boligorganisationen eller boligafdelingerne afholder. Sådanne billeder har til formål at vise en bestemt begivenhed eller aktivitet, men det kan ikke udelukkes, at der vil optræde genkendelige billeder af beboere mv. i den sammenhæng.
Hvis du som lejer bliver valgt til afdelingsbestyrelsen, organisationsbestyrelsen eller repræsentantskabet, så vil dit navn og afdelings nr. samt afdelingsnavn fremgå af referatet, som offentliggøres på www.faellesbo.dk

Din underskrift, navn, adresse, cpr. nr. og bankkonto videregiver vi til betalingsservice(NETS), i forbindelse med din accept af, at huslejen tilmeldes betalingsservice.

Din underskrift, navn, adresse, cpr. nr., mailadresse og mobil nr. videregiver vi til forsyningsselskaber (virksomheder, der står bag lejemålets forsyning af vand, varme og el) i det omfang, du har givet FællesBo fuldmagt til at tilmelde dig hos forsyningsselskaberne.  

Lejekontrakten, med de personoplysninger der står herpå (typisk navn og adresse), videregiver vi til Penneo i forbindelse med underskrift på lejekontrakten via NemID. Penneo er en virksomhed, der udbyder mulighed for, at underskrive dokumenter via NemID.
   

Oplysninger om opsigelse og baggrunden mv.

I forbindelse med opsigelsen af et lejemål registreres relevante oplysninger om baggrunden for opsigelsen og/eller fraflytningen. Dette sker bl.a., så vi kan dokumentere baggrunden for opsigelsen og/eller fraflytningen.

Lovgivningen giver udlejer en række muligheder for at hæve lejeaftalen. Disse muligheder følger bl.a. af almenlejelovens kapitel 15. Lovgivningen indebærer bl.a., at lejeaftalen kan hæves, hvis leje eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, hvis lejeren har tilsidesat god skik og orden, eller hvis nogen er straffet i medfør af § 4 i lov om forbud mod besøgende i bestemte lokaler for at have modtaget besøgende i eller ved det lejede i strid med et forbud nedlagt i medfør af loven. Dette betyder bl.a., at boligorganisationen kan behandle både fortrolige oplysninger (om fx økonomiske forhold) og følsomme oplysninger (om fx strafbare forhold) i forbindelse med situationer, hvor lejeaftalen hæves.

Derudover giver lovgivningen mulighed for, at der kan ske videregivelse af personoplysninger mellem boligorganisationer i tilfælde af, at boligorganisationen har opsagt eller ophævet et lejemål beliggende i en bestemt afdeling, når videregivelsen er nødvendig for at styrke den tryghedsskabende indsats i et boligområde.


Sletning af data

Persondataloven indeholder ikke specifikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes. Dette skal afgøres af os som dataansvarlige i den enkelte situation. Ved vurderingen heraf skal der navnlig lægges vægt på, om en fortsat opbevaring tjener et sagligt formål. Se vores procedure for sletning af personoplysninger på www.faellesbo.dk eller på Min Side på www.faellesbo.dk
 
Vi anser hensynet til at kunne opbevare dokumentation for historikken i forbindelse med udlejning af din bolig, herunder at vi har mulighed for at se, hvilke skridt der tidligere er foretaget for et sagligt formål. De data, vi bruger til at administrere dit lejeforhold, vil derfor som udgangspunkt først blive slettet, efter du er fraflyttet. Se vores procedure for sletning af personoplysninger på www.faellesbo.dk eller på Min Side på www.faellesbo.dk

Øvrige oplysninger om dig, som ikke er nødvendige at opbevare for at administrere lejeforholdet, vil blive slettet på det tidspunkt, hvor der ikke længere er noget sagligt behov for fortsat opbevaring, eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt. Se vores procedure for sletning af personoplysninger på www.faellesbo.dk eller på Min Side på www.faellesbo.dk


Dine rettigheder

Persondataloven giver dig forskellige rettigheder, når vi behandler persondata om dig elektronisk. Og loven pålægger os visse pligter – som fx at fortælle dig, at vi har indsamlet eller vil indsamle persondata om dig. Se generelle vilkår – som beboer på www.faellesbo.dk -”Min Side” og som ansøger på www.lejehuset.dk.

 Hvis vi i særlige tilfælde behandler andre persondata om dig eller foretager en anden form for behandling end den, vi beskriver her, vil vi informere dig særskilt om det. Særlige tilfælde kan fx være, hvis der klages over dig for tilsidesættelse af husordenen.


Indsigt, berigtigelse mv.

Du har også ret til at få at vide, hvilke oplysninger om dig vi har samlet i forbindelse med vores administration af dit lejeforhold, og du har ret til at se oplysningerne. Du har ret til at bede om, at vi retter eller sletter oplysninger, hvis du mener, at de fx er forkerte eller giver et forkert indtryk. Og vi har pligt til at tage stilling til din anmodning.

I det omfang du har givet dit samtykke til behandling af dine persondata, har du altid mulighed for at tilbagekalde dette. Vi kan dog fortsat behandle de personoplysninger, som ikke baserer sig på dit samtykke.


Yderligere oplysninger

I det omfang du har spørgsmål til ovenstående eller dine rettigheder i henhold til databeskyttelseslovgivningen, har du altid mulighed for at kontakte os på telefon 9626 5858 eller mail: post@faellesbo.dk

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Du kan læse mere om persondataloven og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk. Datatilsynet er den myndighed, der i sidste ende kan vurdere, om dine persondata behandles lovligt – fx som led i en klagesag.