Behandling af persondata i rekrutteringsprocessen

Når du søger en stilling hos FællesBo, skal du være opmærksom på, at vi som dataansvarlig registrerer og indsamler oplysninger om dig. I det følgende beskrives, hvordan vi behandler din ansøgning, og hvilke oplysninger vi indsamler, herunder hvilken praksis vi almindeligvis følger.

Modtagelse af ansøgninger uopfordret

Når vi modtager din ansøgning, får du en bekræftelse på, om du kan komme i betragtning til en stilling. Er der ikke en ledig stilling, gemmer vi ansøgningen i 6 mdr., hvorefter ansøgningen vil blive slettet fra vores system.

Kommer du i betragtning til en stilling vil nedenstående træde i kraft.


Modtagelse af ansøgninger opfordret

Når vi modtager din ansøgning, får du en bekræftelse på, at vi har modtaget den. Vi gennemgår ansøgningerne efter ansøgningsfristens udløb og udvælger, hvem vi indkalder til samtale. Dette valg baseres på dine kvalifikationer i forhold til stillingen eller stillingerne.

Indkaldelse til samtale sker via e-mail eller telefon.

For at kunne behandle din ansøgning registrerer vi, i forbindelse med modtagelsen af ansøgningen, dit navn, telefonnummer, e-mail og din adresse i vores it-system. Desuden behandler vi de oplysninger om dig, som du i øvrigt selv har givet os i forbindelse med din ansøgning.


Samtaler

I rekrutteringsprocessen gennemfører vi samtaler, hvor fokus er på både dine faglige og personlige kompetencer, jobbets udfordringer samt FællesBo som arbejdsplads.

Vi noterer nogle af de oplysninger, som kommer frem under samtalen/samtalerne. Det er kun de oplysninger, der er relevante, som vi benytter ved vurderingen af, om du skal tilbydes en stilling.


Indhentelse af oplysninger og referencer

Som led i rekrutteringsprocessen vil vi ofte søge yderligere oplysninger om den ansøger eller de ansøgere, som vi, efter et skøn, mener, er bedst kvalificeret. I den forbindelse søger vi ofte i relevant omfang tilgængelige oplysninger fra internettet, herunder fra sociale medier. Det kan også være, at vi beder dig om selv at sende os nogle flere oplysninger.

Hvis vi gerne vil søge oplysninger om dig hos din nuværende eller tidligere arbejdsgiver via referenceindhentning, spørger vi dig om samtykke hertil først. Konkret bliver du bedt om at underskrive en samtykkeerklæring, som du efterfølgende selv får en kopi af. Hvis ikke du giver samtykke, indhenter vi ikke referenceoplysninger. Du skal dog være opmærksom på, at hvis du ikke samtykker til, at vi kan indhente referenceoplysninger, kan det betyde, at du får afslag på din ansøgning.


Straffe-/børneattest

I forbindelse med rekrutteringsprocessen benytter vi os i nogle tilfælde af straffe-/børneattester. Hvis vi vurderer, at det vil være relevant at indhente straffe-/børneattest i forhold til den stilling, du har søgt, vil vi bede om dit samtykke hertil.

Om der indhentes straffeattest, afhænger bl.a. af hvilken stilling, der er tale om. Herunder det ansvar og de beføjelser, som stillingen indebærer.


Det videre forløb

De ansøgere, der har været til samtale, får svar telefonisk. Når vi har besat stillingen, vil alle andre få et skriftligt afslag.

Hvis du ender med at blive ansat hos os, vil de oplysninger, som vi har modtaget og behandlet i forbindelse med rekrutteringsprocessen, blive opbevaret på personalesagen i henhold til vores retningslinjer herfor. Du orienteres i så fald om vores persondatapolitik.

Hvis du får afslag på din ansøgning, vil vi hurtigst muligt slette de oplysninger, vi har modtaget og behandlet i forbindelse med rekrutteringsprocessen. Ønsker vi at gemme din ansøgning, vil vi bede om samtykke hertil. Ansøgningen vil i så fald blive gemt i vores system i 6 måneder.

Personoplysninger, der indsamles som led i rekrutteringsprocessen, vil blive behandlet med den fornødne sikkerhed og fortrolighed. Oplysningerne vil alene være tilgængelige for et begrænset antal medarbejdere, for hvem adgangen til personoplysningerne er nødvendig og relevant, herunder eventuelle kommende ledere og HR medarbejderen.